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Wie man ohne Code E-Mails aus SharePoint versendet

Hinweis: Diese Anleitung ist mit SharePoint (Foundation) 2010 getestet. Für andere Versionen kann die Vorgehensweise abweichen.
Eine Anforderung, die mit Sicherheit öfter auftreten kann, ist das Versenden von E-Mails aus einem SharePoint-Portal.
Auch hier gibt es mehrere Ansätze. Die meisten sind allerdings mit ein wenig Programmieraufwand verbunden. Hier ist ein Ansatz beschrieben, der vollständig ohne Code auskommt, allerdings voraussetzt, dass die E-Mail-Einstellungen in der Zentraladministration korrekt gesetzt sind und der Umgang mit Workflows vertraut ist.
  • E-Mail-Einstellungen in der Zentraladministration überprüfen und ggfs. anpassen (Zentraladministration -> Systemeinstellungen -> Einstellungen für ausgehende E-Mail konfigurieren)
  • Auf der SharePoint-Website eine benutzerdefinierte Liste mit den gewünschten Formularfeldern (Titel, Textkörper, etc.) anlegen
  • SharePoint-Designer starten und mit der der Liste übergeordneten Webseite verbinden
  • Listenworkflow für die gewünschte Liste erstellen
  • Aktion “E-Mail senden” anlegen, diese E-Mail mit den gewünschten Informationen in Betreff und Textkörper versehen ([%Aktuelles Element:Titel%], [%Aktuelles Element:Textkörper%]
  • Aktion “Element löschen” anlegen und auf “Aktuelles Element” konfigurieren
  • Workfloweinstellungen -> Startoptionen konfigurieren, indem Checkbox bei “Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird” aktiviert ist und alle anderen deaktiviert.
  • Workflow veröffentlichen
  • Testen, Testen, Testen!

Es sollte nun, sobald ein Element in der Liste angelegt wurde, der Workflow gestartet werden, der eine E-Mail versendet. Im Anschluss wird das Listenelement gelöscht.